Maspalomas acogió este viernes el primer ‘Encuentro entre archivos y empresas de software de gestión documental’ organizado por el Servicio de Gestión de Documentos y Archivos del Ayuntamiento de San Bartolomé de Tirajana.

El encuentro se celebró en la sala de conferencias del Centro Cultural Maspalomas y se desarrollo entre las 9:30 y las 14:00 horas con la participación de una treintena de profesionales representantes de los archivos públicos de la Isla, de empresas especializadas en la digitalización de la gestión documental y de los departamentos municipales de Contratación y Nuevas Tecnologías del consistorio sureño.

En el acto de apertura y salutación a los participantes, el alcalde Marco Aurelio Pérez Sánchez  habló sobre el papel trascendental que desempeñan los archivos documentales en las administraciones públicas, y la creciente necesidad de que los mismos operen plenamente adaptados a las nuevas tecnologías de la gestión documental electrónica. “La transformación digital de los archivos, por seguridad y operatividad, es una tarea cada vez más necesaria. Por economía de medios, ahorro de espacio físico y costes de almacenamiento, y por inmediatez en la tramitación y gestión documental para su disponibilidad de acceso en las tareas de consulta”, afirmó. 

“En plena era digital, los archivos no pueden ser ajenos a la transformación que estamos viviendo en cuanto al modo de trabajo y a la manera que tienen las administraciones de relacionarse con sus vecinos y vecinas, por lo que el salto hacia un archivo digital es prácticamente obligatorio. Estamos viviendo en una era donde la información fluye a una velocidad vertiginosa  convertida en un activo invaluable. La necesidad de mantener registros precisos, de acceder a datos en cualquier momento y lugar y compartir información de manera eficiente está llevando a un cambio significativo en la forma en la que las administraciones gestionan sus documentos”, indicó.

La programación de este encuentro contó con cinco ponencias que corrieron a cargo de las entidades Archidoc, Inetum, Albadoc, Odilo e Ignos, que se centraron en la gestión de documentos en fase de archivo y la transición del papel al documento electrónico y las oportunidades que ofrece al respecto la inteligencia artificial; las soluciones para afrontar los retos de la transformación digital de los archivos; la transformación digital en Canarias y en concreto el estadio actual del procedimiento de archivo en la nube, su preservación y la seguridad que ofrece; y la creciente automatización de los archivos digitales.

El encuentro entre profesionales de la archivística de la Isla y empresas desarrolladoras de software destinado a mejorar y facilitar el acceso a los archivos también sirvió para el intercambio de opiniones, la resolución de dudas y el establecimiento de contactos entre los participantes.

La segunda teniente de alcalde y concejala responsable del Archivo Municipal señaló al término de la jornada que “muchas veces la importancia que tienen los archivos municipales pasa desapercibida, pese a ser los encargados del registro y transmisión de miles de documentos históricos y administrativos que conforman la memoria colectiva local y permiten entender el funcionamiento y la trayectoria de la sociedad”. El objetivo del encuentro, afirmó, “fue facilitar que los archiveros conocieran las soluciones informáticas existentes en el mercado y que las empresas especializadas al respecto supieran de primera mano las necesidades, inconvenientes y problemáticas a las que se enfrentan los archiveros”.