La recepción de un hotel, ese espacio de bienvenida y primeras impresiones, se ha convertido en un campo minado legal. Lo acaba de confirmar una sanción impuesta a un hotel de cuatro estrellas en Girona por escanear el pasaporte y DNI completo de un huésped durante el check-in: 9.000 euros de multa, rebajada a 5.400 por pago voluntario y reconocimiento de responsabilidad.

La noticia, publicada por ConfiLegal, ha resonado como una advertencia en el ecosistema hotelero de Maspalomas, donde cada día miles de clientes internacionales presentan sus documentos al llegar. Lo que antes parecía una rutina inocua —pasar el DNI o pasaporte por el escáner o incluso fotocopiarlo para “dejar constancia”— ahora puede convertirse en un quebradero de cabeza legal.

Una nueva frontera legal en la recepción

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha dejado clara su interpretación: ni el escaneo ni la copia del DNI están permitidos si suponen una recogida de datos excesiva en relación con lo que exige el Real Decreto 933/2021, norma que regula la comunicación de datos a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.

El rostro del huésped, el nombre de sus progenitores o el número de soporte documental son, según el organismo, datos no pertinentes que vulneran el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). La clave está en la proporcionalidad.

Desde el 17 de junio, además, la AEPD emitió una nota informativa decisiva: los hoteles solo pueden recoger los datos expresamente indicados en los apartados A.3, A.4, B.3 y B.4 del Anexo I del RD 933/2021. Y deben hacerlo mediante un formulario, sea presencial u online. Nada de escáneres sistemáticos, ni archivos de imagen.

¿Y ahora qué hacen los hoteles del sur de Gran Canaria?

En Maspalomas, el problema no es menor. La mayoría de los establecimientos, especialmente los de gama media y alta, trabajan con herramientas de PMS (Property Management Systems) integradas con escáneres automáticos que simplifican la recogida de datos. Es la forma más rápida de atender a una recepción con 80 entradas en una mañana de sábado.

“Esto cambia las reglas del juego”, confiesa la responsable de operaciones de un hotel en San Agustín. “Tendremos que reconfigurar los sistemas, formar al personal y revisar cada protocolo de bienvenida”.

El temor no es solo la multa. Es la inseguridad jurídica. Porque en el terreno del check-in, la línea entre lo necesario, lo útil y lo ilegal es más fina de lo que parece.

El huésped como sujeto de derechos

La sanción tiene otra lectura: el huésped, antes figura pasiva en los trámites hoteleros, emerge ahora como actor con capacidad de denunciar prácticas indebidas. Basta una reclamación ante la AEPD para iniciar un proceso sancionador.

Y en la era digital, donde el cliente está más informado y empoderado que nunca, los hoteles no solo compiten por estrellas: también por transparencia.

¿Hacia un nuevo modelo de recepción?

Algunos expertos apuntan que esta resolución forzará a muchos establecimientos a replantear el check-in tradicional, migrando hacia soluciones 100% digitales, con formularios online previos a la llegada. Otros prevén un auge de los sistemas de lectura selectiva de documentos, que extraen solo los campos autorizados por el decreto.

Pero el riesgo, sigue siendo alto: El uso de tecnologías automatizadas no exime de responsabilidad. Si el sistema recoge más de lo permitido, la sanción recae igualmente sobre el hotel.

Un aviso para los hoteles canarios

La sanción en Girona puede parecer lejana, pero sus consecuencias se sienten ya en las recepciones de Maspalomas, Playa del Inglés y Meloneras. Un simple escáner puede costar miles de euros, y eso es algo que ningún plan de fidelización cubre.

El turismo en Canarias ha sobrevivido a volcanes, pandemias y quiebras de touroperadores. Pero ahora, quizá por primera vez, el mayor peligro no llega del cielo ni del extranjero, sino desde el corazón mismo de la legalidad nacional: el RGPD. Y esta vez, la ley no descansa en temporada alta.